Bem provável que você já tenha ouvido falar dela, a Gestão Ágil, mas você sabe como funciona? E sabe como ela pode fazer a diferença em seu escritório?
Todo mundo sabe da importância de uma boa gestão para uma empresa obter sucesso, já que é por meio de suas ações que controlamos tudo, identificamos erros, prevemos possibilidades e administramos todas as áreas e os recursos da companhia.
Pode ser que você esteja afirmando que um escritório de advocacia não funciona da mesma maneira que as outras empresas, que os processos são diferentes. E sim, nós sabemos disso. Mas aplicar técnicas de gestão no seu escritório ajudará você a gerir seu tempo e sua rotina, organizar procedimentos e melhorar ainda mais o seu fluxo de trabalho.
Quando não se tem um sistema de gestão aplicado, os erros costumam se repetir e isso é muito prejudicial para qualquer tipo de profissional e organização, principalmente para um escritório de advocacia.
Existem várias formas de se fazer gestão, o problema é que muitas vezes não sabemos qual metodologia é a mais adequada para o negócio e como aplicar no nosso dia a dia.
Aqui, não abordaremos os tipos de gestão, aqueles específicos de uma determinada área da empresa como Gestão de Pessoas ou Gestão Financeira. Nosso objetivo é falar de métodos e metodologias, onde você possa adaptar seus processos como um todo, de acordo com suas necessidades.
Você já deve ter ouvido falar de algumas das mais famosas, como Análise de SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats), ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act), BSC (Balanced Scorecard), GDP (Gerenciamento por Diretrizes) e outras tantas.
Porém, a metodologia que tem ganhado cada vez mais espaço no coração e na rotina de várias empresas, principalmente das Startups, devido a sua flexibilidade, agilidade e eficiência para entregas é a Metodologia Ágil.
Acompanhe esse artigo que vamos te ajudar a entender como aplicar a Gestão Ágil na Advocacia e seus benefícios gerados para as demandas do seu escritório.
O que é a Metodologia Ágil?
É um conjunto de práticas para entender as demandas de um projeto, agir e realizar tudo com eficiência. Suas técnicas trabalham com a subdivisão de um projeto em etapas menores, criando ciclos rápidos (medidos em semanas ou meses) e ao final de cada ciclo, ocorre uma entrega de resultados.
Desta forma, é mais fácil a visualização de tarefas, o que permite se adaptar a qualquer mudança que ocorra no planejamento sem sofrer grandes impactos, obtendo-se o resultado total do projeto na entrega do último ciclo.
Por que utilizá-la?
Este modelo de gestão é baseado em maior liberdade e menor hierarquia, busca tirar todo o poder de decisão da mão de poucas pessoas e torna as decisões mais compartilhadas. A ideia, então, é descentralizar as decisões e envolver a equipe nas ações da empresa, aumentando a responsabilidade dos colaboradores e o engajamento.
A metodologia ágil permite o crescimento saudável de seu escritório de advocacia, ajudando a definir as prioridades, envolvendo a consecução de cada serviço, seja jurídico, processual ou administrativo.
Assim, é possível assegurar um trabalho de maior qualidade, bem como dividir melhor as funções e necessidades dentro de um escritório de advocacia.
Você não fica mais refém de prazos processuais, sendo capaz de aumentar o seu portfólio de serviços e, inclusive, garantir uma melhor experiência para o cliente.
Termos e conceitos da Gestão Ágil
Se você é novo no assunto ou nunca teve contato com este universo da Gestão Ágil, talvez você se sinta um pouco perdido com os termos desconhecidos na sua rotina jurídica. Por isso, separamos alguns dos termos mais comuns para você se familiarizar:
- Manifesto: Documento de declaração de valores e princípios essenciais para o desenvolvimento de softwares, que serviria como grito de guerra aos novos processos.
- Burndown Chart: Gráfico que apresenta a porção de trabalho finalizada em comparação com o planejamento.
- Burnup Chart: Gráfico que apresenta a evolução do trabalho em relação ao produto final.
- Histórias: São itens do product backlog que representam parte do produto a ser implementado.
- Product Backlog: Lista ordenada de todos os requisitos que precisam ser implementados no projeto ou trabalho.
- Planning Poker: Técnica para a estimativa os itens do product backlog.
- Product Owner: É a pessoa responsável pelo product backlog, é quem define e prioriza as funcionalidades que o produto deve apresentar ou as atividades necessárias ao projeto.
- Sprint: Representa um ciclo de trabalho, que pode ser de 2, 3 ou 4 semanas.
- Sprint Backlog: Consiste na lista de itens selecionados para ser trabalhada em um sprint.
- Stakeholder: Pessoa (física ou jurídica) com interesse específico ou algum tipo de envolvimento no produto a ser gerado pelo projeto.
- Timebox: Corresponde à escala de tempo definido para o sprint do projeto.
Ferramentas de Metodologia Ágil
Existem diversas ferramentas de Gestão Ágil e cada uma apresenta características e objetivos diferentes. Conhecendo um pouco sobre elas, você será capaz de escolher o melhor método que se encaixa na rotina do seu escritório.
1. Scrum
O Scrum é, sem dúvida, o mais utilizado da metodologia ágil. Ele caracterizado por ciclos (sprints) e otimiza procedimentos entre equipes, aumentando a produtividade e a assertividade do planejamento.
Uma de suas principais características é que todos os dias acontecem pequenas reuniões de 15 minutos (daily meeting) para atualizar os status das atividades e encontrar a melhor forma de planejar a jornada de trabalho. Isso permite que o projeto possa ser seguido por todos os membros de uma equipe ou mesmo de uma organização.
A implantação do Scrum permite a criação de soluções inovadoras e agiliza os processos operacionais e administrativos. Com ele, o trabalho é facilitado até mesmo no acompanhamento do projeto, com prazos sendo cumpridos, processos se tornando simples e qualidade e transparência nas entregas.
O líder do projeto precisa conhecer todos os detalhes da equipe para que cada integrante tenha seu papel bem definido. Para isso, ele deve criar listas de objetivos e definir as reuniões (sprints) para garantir as entregas e alta performance dos resultados antes mesmo da entrega final. Essa dinâmica possibilita reorganizar as prioridades e garantir que as sprints que ainda não foram concluídos recebam mais atenção.
2. Kanban
O Kanban é uma das metodologias ágeis mais simples para se utilizar em equipes, e se encaixa em qualquer tipo de projeto. De origem japonesa, o significado de seu nome está vinculado a um conceito de tempo, “just-in-time”.
Na prática, o método existe a partir de um quadro ou tabela, dividido em colunas, que mostra todos os fluxos de produção de um projeto.
Baseado em um checklists, ele oferece uma visão ampla do que está sendo desenvolvido e é dividido por etapas de evolução, permitindo que a organização dos processos seja feita de uma forma visual a partir de:
- To Do: atividades que precisam ser realizadas;
- Doing: atividades que estão sendo realizadas;
- Done: atividades que já foram finalizadas, avaliadas e aprovadas pela equipe.
O método é simples e eficiente, mas exige comunicação e transparência para o acompanhamento de todas as atividades ao longo do projeto.
3. Lean
O Lean é a filosofia em que busca produzir mais com projetos reduzidos e mais objetivos. Tem como finalidade identificar e eliminar os desperdícios dentro de uma organização ou em projetos, sempre de forma eficiente.
Suas premissas estão baseadas em eliminar o desperdício, fortalecer o time, entregas rápidas, otimizar o todo, construir com qualidade, tomar decisões no momento certo e amplificar o conhecimento.
Este método impacta diretamente na redução de custos e na diminuição da complexidade das atividades realizadas, melhorando as entregas, produtividade dos colaboradores e o compartilhamento de informações.
Além de tudo, é escalável e adaptável a projetos de qualquer dimensão e área.
Como aplicar a Gestão Ágil na área jurídica?
A metodologia ágil auxiliará no aumento de produtividade, melhoria na gestão da rotina, alinhamento da equipe, acompanhamento dos processos, redução de desperdícios, rápida adaptação à mudança e muito mais.
E para alcançar um grau de eficiência, serão necessárias algumas ações na rotina do seu escritório, mas tenha certeza que fará total diferença e trará muitos resultados.
Independente das ferramentas escolhidas, é muito importante seguir essas recomendações:
Faça reuniões diárias
As reuniões diárias no método ágil, também chamadas de daily scrum meeting, reforçam a gestão do tempo, por isso o ideal é que sejam feitas em até 15 minutos e com todos os participantes de pé.
Com o encontro rápido, as pessoas passam o que cada um da equipe está desenvolvendo, o que fez no dia anterior, o que pretende fazer nas próximas horas, seus prazos, o que deu errado e o que pode melhorar.
Nestas reuniões, além de promover a colaboração, todos têm ciência do que está sendo feito por outras equipes.
Faça reuniões de planejamento
Advogados também dependem de planejamento, o que é feito na reunião semanal ou quinzenal, de acordo com a necessidade do seu escritório. Assim, é possível monitorar e documentar o desempenho das equipes, bem como pensar nas tarefas individuais e coletivas que cumprirão a meta da empresa.
O conceito de transparência no trabalho de equipe é o mesmo das reuniões diárias, mas a diferença é que nas reuniões de planejamento o time pensa os projetos de forma mais ampla e organiza como vai executá-los.
Defina metas e objetivos (OKRs)
Os objetivos e as metas precisam estar claros e devem, necessariamente, ter métricas quantitativas. A metodologia ágil baseia-se no planejamento contínuo, de curta duração, para que os resultados possam ser avaliados e melhorados a médio prazo.
Suas metas e seus objetivos podem ser relativos ao crescimento do número de clientes do escritório de advocacia, quantidade de processos finalizados, indicadores financeiros e até feedback dos atendimentos.
As OKRs (Objectives and Key Results) ajudam a definir objetivos de uma perspectiva ampla, mas precisam estar de acordo com a visão da empresa e a gestão do seu escritório de advocacia, além de serem utilizados para acompanhados semanalmente pelos responsáveis diretos de cada meta.
Use tecnologia aplicada
Existem muitos sistemas e softwares voltados para advogados e escritórios. Geralmente, suas ferramentas são baseadas em Inteligência Artificial (IA) e otimizam os processos internos.
Essas tecnologias dão ao gestor maior controle sobre prazos e tarefas, além de aprimorar a colaboração, a transparência e a eficiência do serviço.
Agora que você conhece um pouco mais sobre Gestão Ágil, é hora de colocar em prática e aplicar na sua rotina.
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